Boas práticas de documentação podem parecer um detalhe secundário no desenvolvimento de software. No entanto, uma engenharia bem documentada garante colaboração fluida, integração eficiente e melhor transferência de conhecimento. De ferramentas de escrita técnica a fluxos de trabalho ágeis, este guia explora os fundamentos da documentação excelente para times multifuncionais

Documentação é a Base do Sucesso do Time

Seja em um projeto de software ou na construção de um produto digital, criar uma documentação técnica completa é essencial para manter a manutenibilidade do código, otimizar o gerenciamento de projetos e estimular a resolução de problemas entre os times de desenvolvimento.

Ao simplificar a gestão do conhecimento, melhorar o onboarding de equipes e elevar a qualidade do software, os times de produto e engenharia conseguem colaborar com mais fluidez e obter eficiência a longo prazo.

Por que a Documentação é Importante

Uma boa documentação vai além de economizar tempo. Ela reduz o tempo de integração, promove transferência de conhecimento e garante manutenibilidade do código. Para os times de engenharia de software, esses benefícios se traduzem em melhor colaboração, tomadas de decisão mais rápidas e qualidade superior.

  • Melhora a Colaboração: A documentação serve como fonte única de verdade para todas as partes envolvidas — engenheiros, gerentes de produto, designers e até clientes. Ela facilita a comunicação clara e o entendimento entre times, reduzindo ambiguidades e minimizando erros.
  • Reduz o Tempo de Onboarding: Documentação completa ajuda novos colaboradores a se familiarizarem com arquiteturas de software, documentos de requisitos (PRDs) e fluxos de trabalho do time. Isso permite que entendam rapidamente o projeto, seus objetivos e as tecnologias envolvidas.
  • Retém Conhecimento: Facilita a transferência de conhecimento de longo prazo ao preservar insights essenciais em uma base de conhecimento. Isso também garante continuidade em casos de rotatividade de pessoal.
  • Economiza Tempo: Processos e sistemas bem documentados tornam os fluxos de trabalho mais eficientes, reduzindo o tempo gasto na busca por informações e permitindo que o time foque em tarefas de maior valor.
  • Melhora a Manutenção de Código: Documentações claras e objetivas facilitam para os desenvolvedores compreenderem, manterem e modificarem o código existente.
  • Melhora a Qualidade do Software: Guia os times de quality assurance por meio da documentação de histórias de usuário, documentos de requisitos e protocolos de testes.

No fim das contas, boas práticas de documentação criam um entendimento compartilhado entre times multifuncionais. Seja desenvolvendo um projeto de software ou mantendo um produto digital, documentar de forma clara pode ser o diferencial entre sucesso e fracasso.

desafios de escrita: woman wearing black shirt

Software engineering teams, often included in programming assignments, are also tasked with writing content. They must work on the documentation of the software they develop because implementers need to understand the design process and work best for a successful implementation. Photo by Javier Sierra.

Melhores Práticas para Escrever Documentação Abrangente

Criar e manter uma documentação técnica exige clareza, consistência e acessibilidade. Esses elementos são vitais para apoiar os times de desenvolvimento, alinhar stakeholders e atender aos requisitos do projeto de forma eficaz.

  • Seja conciso e claro: Use linguagem simples e evite jargões sempre que possível.
  • Mantenha a consistência: Utilize um estilo e formato consistente em toda a documentação.
  • Revise e atualize regularmente: Garanta que a documentação esteja sempre atualizada e reflita as últimas mudanças.
  • Use recursos visuais: Utilize diagramas, fluxogramas e capturas de tela para melhorar a legibilidade e compreensão.
  • Garanta acessibilidade: Armazene a documentação em um local central e de fácil acesso para toda a equipe.
  • Incentive a colaboração da equipe: Estimule todos os membros a contribuírem e manterem a documentação.
  • Utilize ferramentas de documentação: Considere o uso de plataformas como Confluence, Google Docs ou ferramentas especializadas.

Times de desenvolvimento que seguem essas melhores práticas de documentação conseguem melhorar a eficiência dos fluxos de trabalho e aprimorar os resultados do seu produto de software. Revisões e atualizações regulares garantem que a documentação evolua junto com o processo de desenvolvimento.

Documentação Ágil para Times de Desenvolvimento

Times ágeis frequentemente deixam a documentação em segundo plano, mas processos bem estruturados podem equilibrar agilidade e clareza. Foque em:

  • Histórias de usuário concisas para repasses eficientes.
  • Ferramentas como o Confluence para centralizar atualizações.
  • Revisões regulares nas sprints para manter a relevância.

Perguntas Frequentes sobre Boas Práticas de Documentação para Engenharia de Software e Times de Produto

Documentação costuma gerar dúvidas para equipes de software e produto—o que documentar, com que frequência atualizar, e de quem é a responsabilidade? Nesta seção, respondemos às perguntas mais comuns para otimizar sua gestão do conhecimento e fortalecer seus times de desenvolvimento.

Uma documentação eficaz é concisa, clara e atualizada regularmente, garantindo alinhamento entre os times de produto e engenharia.

Os times devem criar PRDs, SDDs, documentação de API, notas de versão, manuais de usuário e documentação de código.

Todos têm um papel, mas redatores técnicos, times de desenvolvimento e gerentes de projeto geralmente lideram o processo.

Reveja e atualize a documentação técnica a cada sprint ou após mudanças significativas no processo de desenvolvimento de software.

Ferramentas como Confluence, Jira e Google Docs ajudam na gestão do conhecimento e na colaboração em projetos de engenharia de software.
document security: female developer updates confluence

Encourage team members to implement strong security practices, consider using secure document management tools, and stay updated on the latest security threats. Photo by Standsome Worklifestyle.

Tipos de Documentação e Seu Papel em Projetos de Software

Documentação bem mantida é essencial para construir times de alta performance e entregar projetos de software bem-sucedidos. Ao aplicar boas práticas e utilizar as ferramentas de documentação certas, as equipes conseguem economizar tempo, garantir transferência de conhecimento sem fricção e alcançar sucesso a longo prazo.

Define objetivos do produto, público-alvo, histórias de usuário e critérios de aceitação.

Um Documento de Requisitos de Produto (PRD) bem definido é a base de qualquer projeto de software bem-sucedido. Ele funciona como um plano que alinha stakeholders, orienta o desenvolvimento e assegura a entrega de um produto que atenda às necessidades do usuário e objetivos de negócio.

  • Quem escreve: Gerentes de produto, analistas de negócio e, às vezes, desenvolvedores líderes.
  • Quem usa: Desenvolvedores, testers de QA e stakeholders.
  • Quando: Criado na fase de planejamento; atualizado durante o desenvolvimento.
  • Onde: Armazenado em ferramentas de gerenciamento de projetos ou repositórios compartilhados.

Boas práticas para criar PRDs

  • Use um modelo: Garante consistência e completude.
  • Envolva stakeholders: Obtenha feedback durante toda a criação do PRD.
  • Use recursos visuais: Wireframes, mockups e fluxos de usuário ajudam na clareza.
  • Priorize funcionalidades: Foque nas funcionalidades mais críticas primeiro.
  • Revise e atualize regularmente: Mantenha o PRD atualizado conforme o projeto evolui.

Ferramentas para gerenciar PRDs

  • Confluence: Plataforma popular para documentação colaborativa.
  • Google Docs: Ferramenta versátil para criação e edição de documentos colaborativos.
  • Jira: Ferramenta de gerenciamento de projetos que suporta PRDs.

Descreve a arquitetura do sistema, modelos de dados e especificações técnicas.

Documentos de Design oferecem um plano detalhado da arquitetura e funcionalidade de um sistema. Garantem clareza entre os membros do time, facilitam decisões técnicas e servem de referência durante o desenvolvimento, implantação e manutenção.

  • Quem escreve: Arquitetos de software, desenvolvedores líderes e, às vezes, analistas de sistemas.
  • Quem usa: Desenvolvedores, testadores de QA e equipes de infraestrutura.
  • Quando: Criado durante a fase de design; atualizado conforme a arquitetura evolui.
  • Onde: Armazenado em repositórios com controle de versão ou ferramentas de documentação.

Boas práticas para criar SDDs

  • Use formato padronizado: Garante consistência entre projetos.
  • Inclua diagramas: Diagramas de fluxo, sequência e arquitetura ajudam na visualização.
  • Documente decisões: Registre o porquê de escolhas técnicas importantes.
  • Seja conciso e completo: Detalhe sem sobrecarregar o leitor.
  • Colabore: Envolva devs e stakeholders para precisão e alinhamento.

Ferramentas para gerenciar SDDs

  • Lucidchart: Ideal para diagramas de arquitetura e processos.
  • GitHub Wiki: Opção leve com controle de versão.
  • Confluence: Excelente para documentação colaborativa de design.

Descreve os elementos visuais de um produto, como tipografia, esquemas de cores, especificações de layout e diretrizes de interação.

Documentação de Design Visual garante consistência no design, interfaces intuitivas e colaboração eficiente entre designers e desenvolvedores. Também ajuda a preparar os designs para atualizações ou rebranding.

  • Quem Escreve: Designers UX/UI com contribuições de gerentes de produto.
  • Quem Usa: Desenvolvedores: Para implementar os designs com precisão; Times de Marketing: Para alinhar os visuais do produto com a marca; Times de Garantia de Qualidade: Para verificar a conformidade com as especificações de design.
  • Quando: Criada durante a fase de design e atualizada após mudanças visuais significativas.
  • Onde: Armazenada em plataformas de colaboração de design ou ferramentas de gerenciamento de projetos como Figma, Adobe XD ou Notion.

Boas Práticas para Documentação de Design Visual

  • Utilize visuais e descrições claras.
  • Defina componentes reutilizáveis, como botões e ícones.
  • Garanta que a documentação seja controlada por versão para refletir atualizações.
  • Inclua diretrizes para design responsivo em diferentes dispositivos.

Ferramentas para Documentação de Design Visual

  • Figma: Para especificações de design interativas.
  • Zeplin: Para entregas de design para desenvolvimento.
  • Sketch: Para manutenção de guias de estilo.

Use comentários e docstrings para explicar o propósito e a funcionalidade do código.

Documentação de código clara garante consistência, reduz o tempo de onboarding de novos desenvolvedores e minimiza erros em desenvolvimentos futuros. Ela melhora a colaboração das equipes de software e a manutenção de longo prazo.

  • Quem Escreve: Desenvolvedores durante ou imediatamente após a codificação.
  • Quem Usa: Desenvolvedores: Para entender a lógica e a estrutura do código; Times de Garantia de Qualidade: Para testar e depurar com base na funcionalidade; Líderes Técnicos: Para revisar e garantir os padrões de codificação.
  • Quando: Criada concomitantemente ao código ou logo após a conclusão de uma funcionalidade ou módulo.
  • Onde: Incorporada diretamente na base de código (ex.: via comentários) ou armazenada em sistemas de controle de versão como GitHub ou Bitbucket.

Boas Práticas para Documentação de Código

  • Use comentários significativos com moderação e apenas onde o código não for autoexplicativo.
  • Siga formatação e diretrizes consistentes (ex.: Javadoc para Java ou docstrings para Python).
  • Atualize a documentação regularmente conforme o código evolui.
  • Inclua exemplos e casos extremos para lógicas complexas.

Ferramentas para Documentação de Código

  • Doxygen: Para gerar documentação a partir de código anotado.
  • Sphinx: Principalmente para projetos em Python.
  • JSDoc: Para projetos em JavaScript.
  • Swagger: Para documentação de APIs.

Descreve como usar, interagir e integrar APIs, incluindo endpoints, formatos de requisição/resposta e métodos de autenticação.

Documentação de API é essencial para desenvolvedores que precisam entender como utilizar uma API de forma eficaz. Ela inclui detalhes de endpoints, formatos de requisição/resposta e métodos de autenticação, otimizando os processos de integração.

  • Quem Escreve: Desenvolvedores de API e redatores técnicos.
  • Quem Usa: Desenvolvedores frontend, backend e integradores de terceiros.
  • Quando: Criada durante o desenvolvimento da API; mantida com atualizações.
  • Onde: Publicada em portais para desenvolvedores ou plataformas de documentação.

Boas Práticas para Criar Documentação de API

  • Use Terminologia Consistente: Garanta clareza e evite confusão.
  • Forneça Exemplos: Inclua requisições e respostas de exemplo para todos os endpoints.
  • Documente Erros: Explique códigos de erro comuns e dicas de solução de problemas.
  • Atualize com Mudanças na API: Mantenha a documentação atualizada conforme novas versões forem lançadas.
  • Deixe Interativa: Use ferramentas que permitam testar endpoints diretamente.

Ferramentas para Gerenciar Documentação de API

  • Postman: Excelente para testar e documentar APIs.
  • Swagger (OpenAPI): Uma estrutura robusta para gerar e gerenciar documentação de API.
  • ReadMe: Plataforma amigável para criar documentação de API voltada a desenvolvedores.

Documenta a estratégia, escopo, objetivos e procedimentos de teste.
Planos de Teste fornecem uma abordagem sistemática para testes, garantindo a qualidade do produto e o alinhamento com os objetivos do projeto. Eles ajudam as equipes a detectar problemas precocemente e asseguram que o produto final atenda a todos os requisitos.

  • Quem Escreve: Engenheiros de QA, líderes de teste e, às vezes, desenvolvedores.
  • Quem Usa: Equipes de QA, desenvolvedores e gerentes de projeto.
  • Quando: Criado na fase de planejamento; atualizado conforme novas funcionalidades são adicionadas ou modificadas.
  • Onde: Armazenado em ferramentas de gerenciamento de testes ou repositórios compartilhados.

Boas Práticas para Criar Planos de Teste

  • Defina Objetivos Claros: Especifique o que se deseja alcançar com os testes.
  • Descreva os Cenários de Teste: Inclua casos extremos, condições de erro e cenários de desempenho.
  • Relacione com os Requisitos: Garanta que todos os testes estejam alinhados aos requisitos do produto.
  • Automatize Sempre que Possível: Identifique áreas em que testes automatizados podem economizar tempo e recursos.
  • Inclua Critérios de Saída: Defina quando uma fase de teste pode ser considerada concluída.

Ferramentas para Gerenciar Planos de Teste

  • TestRail: Ferramenta completa de gerenciamento de testes.
  • Jira: Ideal para vincular planos de teste a issues e histórias.
  • Zephyr: Totalmente integrado ao Jira, excelente para fluxos de trabalho ágeis de testes.

Descreve os processos, ferramentas e configurações necessárias para implantar o software em ambientes de produção ou de testes.

Documentação de Implantação garante implantações sem erros, planos de reversão em caso de problemas, e consistência entre os ambientes, reduzindo o tempo de inatividade relacionado à implantação.

  • Quem Escreve: Equipes de DevOps ou engenheiros de software.
  • Quem Usa: Engenheiros de DevOps: Para executar implantações; Desenvolvedores: Para depuração e testes durante as implantações; Equipes de Garantia de Qualidade: Para verificar os resultados bem-sucedidos das implantações.
  • Quando: Criada durante a fase de pré-implantação e atualizada para cada novo lançamento.
  • Onde: Armazenada em repositórios controlados por versão ou sistemas de gerenciamento de projetos.

Melhores Práticas para Documentação de Implantação

  • Detalhe as instruções passo a passo para implantação.
  • Inclua procedimentos de reversão para implantações com falha.
  • Especifique variáveis e configurações específicas do ambiente.
  • Automatize as implantações sempre que possível.

Ferramentas para Documentação de Implantação

  • Jenkins: Para pipelines de CI/CD.
  • Terraform: Para infraestrutura como código.
  • Docker: Para implantações em contêineres.

Resume as atualizações, mudanças e correções em uma versão de produto.

Notas de Lançamento informam os usuários sobre novos recursos, bugs resolvidos e problemas conhecidos em um lançamento de software. Elas ajudam os usuários a entender o valor das atualizações e a definir expectativas.

  • Quem Escreve: Gerentes de produto, gerentes de lançamento ou desenvolvedores.
  • Quem Usa: Usuários finais, clientes e equipes internas.
  • Quando: Escrito antes de um lançamento de produto; atualizado para hotfixes.
  • Onde: Publicado em atualizações de aplicativos, sites ou portais de clientes.

Melhores Práticas para Criar Notas de Lançamento

  • Seja Conciso: Use pontos de destaque para clareza e brevidade.
  • Destaque os Principais Recursos: Foque no que os usuários mais se importam.
  • Inclua Problemas Conhecidos: Seja transparente sobre problemas em andamento.
  • Use Linguagem Simples: Evite jargões técnicos, a menos que esteja direcionando a um público de desenvolvedores.
  • Inclua Links para Recursos de Suporte: Ofereça ajuda adicional através de FAQs ou bases de conhecimento.

Ferramentas para Gerenciar Notas de Lançamento

  • Notificações via Slack/Email: Comunique as atualizações internamente.
  • Jira: Acompanhe as notas de lançamento juntamente com as tarefas do projeto.
  • Arquivos Markdown no GitHub: Armazene as notas de lançamento versionadas junto ao código-fonte.

Fornece diretrizes para o suporte contínuo do sistema, incluindo solução de problemas, atualizações e monitoramento de desempenho.

  • Documentação de manutenção bem escrita minimiza o tempo de inatividade, reduz os riscos operacionais e garante a estabilidade do sistema ao longo do tempo.
  • Quem escreve: Desenvolvedores, administradores de sistema e engenheiros de DevOps.
  • Quem usa: Equipes de Suporte: Para resolver problemas do sistema; Engenheiros de DevOps: Para implantar atualizações ou correções; Líderes Técnicos: Para supervisão e planejamento de longo prazo.
  • Quando: Desenvolvida durante a fase de implantação e atualizada após grandes atualizações ou correções.
  • Onde: Armazenada em sistemas centralizados de gestão de conhecimento ou plataformas de controle de versão.

Melhores Práticas para Documentação de Manutenção

  • Detalhar problemas comuns e suas soluções.
  • Incluir instruções para atualizações regulares e backups.
  • Especificar dependências do sistema e versões suportadas.
  • Manter registros de todas as mudanças para responsabilidade.

Ferramentas para Documentação de Manutenção

  • Confluence: Para documentação colaborativa.
  • ServiceNow: Para rastreamento de incidentes.
  • Prometheus: Para monitoramento e documentação de métricas de desempenho.

Fornece instruções e diretrizes passo a passo amigáveis ao usuário para operar software ou sistemas de forma eficaz.

Manuais de usuário completos reduzem consultas de suporte, melhoram a experiência do usuário e aumentam a adoção do produto.

  • Quem escreve: Redatores técnicos, com contribuições das equipes de produto.
  • Quem usa: Usuários finais: Para navegar pelo software; Equipes de Suporte: Para ajudar os usuários.
  • Quando: Criado durante a fase de lançamento e atualizado à medida que novos recursos são introduzidos.
  • Onde: Acessível via a seção de ajuda do produto, site ou documentos impressos.

Melhores Práticas para Manuais de Usuário e Guias

  • Usar linguagem simples e amigável ao usuário.
  • Incluir visuais como capturas de tela e diagramas.
  • Estruturar o conteúdo com um índice e seções pesquisáveis.

Ferramentas para Manuais de Usuário e Guias

  • MadCap Flare: Para documentação profissional.
  • Helpjuice: Para criar centros de ajuda online.
  • Adobe RoboHelp: Para criar manuais interativos.

Atua como um repositório centralizado de informações, documentando problemas comuns, etapas de solução de problemas e perguntas frequentes.

Esses artigos permitem suporte autodirigido, reduzindo a pressão sobre as equipes de suporte e melhorando a satisfação do usuário.

  • Quem escreve: Equipes de Suporte, redatores técnicos ou especialistas no assunto.
  • Quem usa: Usuários finais: Para soluções de autoajuda; Equipes de Suporte: Para referência durante a solução de problemas.
  • Quando: Desenvolvido após a implantação e atualizado regularmente com base no feedback dos usuários e nas mudanças do produto.
  • Onde: Hospedado no site de suporte do produto ou em plataformas internas de gestão de conhecimento.

Melhores Práticas para Artigos da Base de Conhecimento

  • Escrever artigos abordando os pontos de dor comuns dos usuários.
  • Usar tags e categorias para navegação fácil.
  • Manter o conteúdo conciso, mas abrangente.

Ferramentas para Artigos da Base de Conhecimento

  • Zendesk: Para gestão de base de conhecimento.
  • Freshdesk: Para artigos de ajuda online.
  • Notion: Para colaborar e armazenar artigos internos.

Construindo uma Cultura de Documentação

A documentação eficaz é essencial para o sucesso de qualquer projeto de desenvolvimento de software. Ao investir em documentação clara, concisa e bem mantida, as equipes podem melhorar a comunicação, aumentar a eficiência e entregar produtos de maior qualidade.
No entanto, a documentação não é uma tarefa única; é um processo contínuo que requer esforço e manutenção constantes. Lembre-se de:

  1. Empoderar as Equipes: Incentive contribuições de todos os membros da equipe, incluindo desenvolvedores, escritores técnicos e gerentes.
  2. Otimizar Ferramentas: Utilize plataformas como Confluence, Jira e softwares de base de conhecimento para garantir acessibilidade.
  3. Reiterar e Melhorar: Agende ciclos regulares de revisão e atualização para manter a documentação relevante.

Precisa de ajuda para construir uma estratégia robusta de documentação para sua equipe? A Ubiminds pode ajudar a encontrar e contratar engenheiros de software de alto nível que entendem a importância de uma documentação eficaz.